Algemene voorwaarden voor standhouders


  1. Algemeen/ Inschrijving
  • Ondertekening van de overeenkomst verplicht de standhouder tot betaling van de overeengekomen kosten binnen de daarvoor gestelde termijn (binnen 30 dagen, gerekend vanaf de factuurdatum) en tot deelname aan het event. Ook verplicht de standhouder zich tot het juist en tijdig (aan)leveren van eventueel overeengekomen teksten, beeldmateriaal, artikelen en/of diensten voor dit event.
  • Bij annulering van (een deel) van de overeenkomst vindt geen restitutie plaats van het overeengekomen bedrag voor de afgenomen en gereserveerde standruimte.
  • Als standhouder gaat u akkoord met het feit dat het beeldmateriaal dat tijdens het MIE wordt gemaakt (foto’s, video’s) gebruikt kan worden in onze communicatie-uitingen.

 

  1. De opbouw van stands
  • De opbouw vindt plaats op 4 februari 2020. De exacte op- en afbouwtijden zijn terug te vinden in de handleiding standbouw. Afwijking van deze tijden is uitsluitend mogelijk indien hiervoor schriftelijke toestemming van de organisatie is verkregen.
  • De organisatie is gerechtigd de opbouw van stands op te houden en/of te onderbreken, indien hier aanleiding voor is.
  • De standhouder dient minimaal 30 minuten voor de opening van het event de bouw en inrichting van de stand te hebben voltooid.
  • De standhouder is verplicht de standruimte in dezelfde staat achter te laten als voor het event aangetroffen.
  • De standhouder is verplicht zich aan- en af te melden bij de organisatie.

 

  1. Algemene bepalingen voor stands

3.1 Standbemanning

  • Voorwaarden die door de organisatie zijn gesteld met betrekking tot de bouw- en inrichting van de stand dienen te worden opgevolgd, evenals de algemene voorwaarden die worden gesteld door de directie van het eventgebouw, de standbouwer en/of de AV-leverancier. Gedurende de openingstijden van het event mag de stand niet worden gesloten, of onbemand worden achtergelaten, zonder voorafgaande toestemming van de organisatie.
  • Per ‘standaard’ stand zijn twee gratis dagkaarten per dag voor standbemanning inbegrepen. In totaal heeft u dus recht op 4 dagkaarten. LET OP: Op de totaalfactuur, die u na het MIE krijgt toegezonden, worden de vier gratis standbemanningskaarten in mindering gebracht.
  • Ingehuurde acteurs (of ander personeel) mogen geen reclame dragen van de sponsor en ook geen flyers of anders items uitdelen, tenzij dit als sponsormogelijkheid is afgesproken. In de zalen waar lezingen/masterclasses plaatsvinden mogen alleen presentatie hand-outs worden uitgereikt, tenzij anders overeengekomen met de organisatie.

3.2 Overige algemene bepalingen

  • De organisatie is bevoegd een reeds toegewezen standruimte te wijzigen, zonder dat de standhouder aanspraak kan maken op vergoeding van schade.
  • De gangpaden, nooduitgangen en brandweerhaspels dienen te allen tijde geheel vrij te zijn van obstakels.
  • De kosten voor het transport van goederen en/of standmaterialen zijn voor rekening van de standhouder, tenzij anders gespecificeerd staat in het deelnameformulier.
  • Het is de standhouder niet toegestaan om:
  • de door hem/haar ingenomen standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren of anderszins aan derden ter beschikking te stellen.
  • te ruilen van standruimte.
  • reclame te maken en/of aankondigingen te doen buiten de gehuurde stand/ruimte. Hetzelfde geldt voor het uitdelen van flyers, giveaways en andere items buiten de gehuurde stand/ruimte, tenzij dit met de organisatie is overeengekomen en schriftelijk is vastgelegd in een sponsorovereenkomst.
  • voor de officiële afsluiting van het congres (d.w.z. de officiële afsluiting van de borrel om 19.00 uur) de stand te ontdoen van decoratie, of de stand uit te ruimen. Na de officiële afsluiting zal de standbouwer binnen 45 minuten met de demontage van de stand starten. Eventueel aanwezig decoratiemateriaal dient dus direct na de officiële afsluiting verwijderd te worden. Aansprakelijkheid voor schade of vermissing van aanwezig decoratiemateriaal na die tijd wordt door de organisator en de standbouwer uitgesloten.
  • licht ontvlambare-, ontplofbare-, stankverspreidende stoffen/gassen en/of gevaarlijke goederen binnen het gebouw waar de beurs plaatsvindt en de daarbij behorende terreinen te houden.
  • andere standhouders bij het gebruik van hun stand te hinderen en/of overlast te bezorgen. De organisatie heeft het recht een standhouder die overlast of hinder veroorzaakt, zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst, van desbetreffende stand te verwijderen en een rekening voor de gemaakte kosten te sturen. De standhouder heeft in dit geval geen enkel recht op restitutie of vergoeding van schade.
  • producten en/of diensten te exposeren, welke naar het inzicht van de organisatie niet in overeenstemming zijn met het doel en/of concept van het event.
  • voorwerpen/materialen/teksten aan het beursgebouw te bevestigen.
  • eigen drank en etenswaren mee te nemen c.q. aan bezoekers uit te delen. De organisatie zorgt voor de nodige catering (koffie/thee/water, lunch en borrel). Alle extra cateringdiensten dienen te worden afgenomen bij de Jaarbeurs tegen de bij Jaarbeurs geldende ‘horeca-tarieven’.

3.3 Stroom en AV-middelen

  • In de stand is een stroompunt aanwezig t.b.v. computerapparatuur (zoals: laptop, monitor, beamer). Het is niet toegestaan om hierop huishoudelijke apparatuur (koffiezetapparaat, waterkoker etc.) aan te sluiten. Ook is het niet toegestaan om het aantal stroompunten uit te breiden met contactdozen c.q. verlengsnoeren. Indien meer stroompunten gewenst zijn, dient dit zo snel mogelijk aan de organisatie te worden doorgegeven.
  • AV-middelen, zoals extra beamers, schermen en dergelijke kunnen besteld worden bij de daartoe aangewezen AV-leverancier. De organisatie is niet verantwoordelijk voor het niet nakomen van gemaakte afspraken tussen de AV-leverancier en uw bedrijf.
  • De organisatie neemt geen enkele aansprakelijkheid voor het al dan niet functioneren van de telecommunicatie of het internet.
  • Technische voorzieningen voor- en tijdens het event worden aangebracht door de facilitaire dienst van de organisatie of door een door de organisatie aangewezen derde.

3.4 Planten en groendecoratie

  • Het plaatsen van kunststof groendecoratie (planten, bloemen, enz.) is toegestaan als deze in de brandvoortplantingsklasse 2, overeenkomstig NEN 6065, is in te delen.
  • Als de kunststof groendecoratie niet aan de gestelde normen voldoet, wordt dit slechts in zeer beperkte omvang toegelaten. De plaatselijke brandweer en/of de organisatie beslist of dergelijk decoratie is toegestaan.
  • Zogenaamd “levend groen” is toegestaan. Bij gekapt materiaal zal tijdens de beurs de brandonveiligheid toenemen (uitdroging), en kunnen er alsnog eisen worden gesteld met betrekking tot het niet ontvlambaar maken van het decoratiemateriaal.
  • Indien planten in een turfbed worden geplaatst, moet het turfbed regelmatig bevochtigd worden. De omvang en de laagdikte van het turfbed moet van een beperkte omvang zijn. Eventuele in het turfbed aanwezige spots dienen stevig en stabiel geplaatst te worden.

3.5 Schoonmaak

  • Vloeren worden ’s avonds schoongemaakt. U bent verantwoordelijk voor het schoonhouden van uw eigen stand. Indien naar het oordeel van de organisatie de hoeveelheid, of de aard van het afval, ‘het redelijke en/of gangbare’ overschrijdt, dan kan de organisatie de gemaakte kosten voor het verwijderen daarvan op de standhouder verhalen.

3.6 Schade en diefstal

  • Om schade aan de standaard materialen van de stand te voorkomen, dienen de volgende regels in acht te worden genomen. Het is niet toegestaan om:
  • in de wanden te boren, te schroeven, te nieten en/of te spijkeren;
  • op de wanden te schrijven met ballpoint, stiften, potloden of andere schrijfwaren;
  • de wanden en de aluminium frames te beplakken met dubbelzijdig tape of andere bevestigingsmaterialen, die bij verwijdering lijmresten achterlaten, of andere schade kunnen toebrengen.
  • Ontstane schade door het niet nakomen van bovenstaande instructies zal door de standbouwer in rekening worden gebracht. Ontstane schade door oneigenlijk gebruik op de beursvloer zal de MOA in rekening brengen op basis van de gecalculeerde schade. Het starttarief hiervoor bedraagt € 50,-- (excl. btw).
  • De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade, vermissing en/of diefstal van goederen, noch voor eventueel letsel toegebracht aan de zich in de stand bevindende bezoekers, voor, tijdens en/of na het event. Tijdens het event is de standhouder aansprakelijk voor alle schade, op welke manier dan ook veroorzaakt in of door hun stand. Risico’s dienen door de standhouder zelf te worden verzekerd.

3.7 Aan- en afvoer goederen tijdens de eventdagen



De aanvoer van goederen, exclusief standmateriaal, dient plaats te vinden op 4 of 5 februari (voor uiterlijk 08.30 uur). De afvoer van goederen dient plaats te vinden op 6 februari. Het is de standhouder niet toegestaan de goederen op een ander tijdstip af te voeren. De organisatie is niet verantwoordelijk voor schade in welke vorm dan ook, indien de standhouder zich niet houdt aan de regels met betrekking tot de aan- en afvoer van goederen.

 

  1. Betalingstermijn

De betaling geschiedt op basis van een factuur van 100%. De betalingstermijn is 30 dagen na de factuurdatum. Bij geen of te late betaling is de organisatie gerechtigd om de standhouder de toegang tot de beursvloer en/of overige sponsoractiviteiten te weigeren.

 

  1. Afgelasting en terugbetaling

In geval van overmacht is de organisatie gerechtigd het event niet te laten doorgaan. De standhouder kan dan geen aanspraak maken op vergoeding van schade in welke vorm dan ook. Overmacht stelt de organisatie vrij van het nakomen van haar contractuele verplichtingen door omstandigheden die niet konden worden voorzien en/of waarop de organisatie geen invloed heeft. In een dergelijk geval zal de organisatie de overeenkomst schriftelijke ontbinden. Mocht het event om voormelde onvoorziene reden niet doorgaan, dan komen inschrijvingen en eventueel gemaakte afspraken te vervallen. Reeds gedane betalingen voor sponsoractiviteiten zullen worden gerestitueerd, met aftrek van reeds voor de organisatie ontstane kosten. Dergelijke kosten zullen dan naar evenredigheid over de standhouders, worden omgeslagen. Is besloten het evenement niet te laten doorgaan dan zal deze restitutie binnen 60 dagen plaatsvinden.

Wanneer de organisatie, anders dan in geval van overmacht, besluit het event niet te laten doorgaan, hetgeen ter vrije beoordeling van de organisatie is, dan zal de organisatie dit uiterlijk vier weken voor aanvang van het event schriftelijk aan de standhouders mededelen. De overeenkomst zal na deze schriftelijke verklaring ontbonden zijn. De standhouder heeft dan recht op volledige restitutie van het betaalde bedrag, zonder enige verdere schadeplichtigheid voor de organisatie.

 

  1. Overige bepalingen

De contractuele en wettelijke aansprakelijkheid van de organisatie ten opzichte van de standhouder is beperkt tot het bedrag van de deelnamekosten. De organisatie is bevoegd bij niet-nakoming van een verplichting door de standhouder de overeenkomst (schriftelijk) geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder dat daardoor schadeplichtigheid voor de organisatie ontstaat. In het geval dat de organisatie de standhouder in gebreke stelt, of in het geval van een gerechtelijke procedure tegen de standhouder inzake de desbetreffende overeenkomst, is de standhouder verplicht alle daarvoor gemaakte kosten (eventuele kosten voor rechtskundige bijstand inbegrepen), aan de organisatie te vergoeden.

De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor een inschrijving niet in behandeling te nemen. Aan deelneming kunnen geen verdere rechten worden ontleend met betrekking tot volgende events. Voor de overige voorwaarden en uitvoerige richtlijnen verwijzen wij naar de handleiding Standbouw MIE 2020 en de algemene voorwaarden van de Jaarbeurs.


 

MOA, Expertise Center voor Marketing-insights, Onderzoek & Analytics, Kingsfordweg 151, 1043 GR AmsterdamTel.: 020 581 07 10 KvK-nummer: 341 355 87

Terms and conditions for exhibitors


  1. General/Registration
  • By signing the agreement, the exhibitor is committed to pay the agreed costs within the stipulated period (within 30 days from the invoice date) and to participate in the event. The exhibitor also commits him/herself to the correct and timely delivery of any agreed texts, images, articles and/or services for this event.
  • If (a part of) the agreement is cancelled, there will be no refund of the agreed costs for the purchased and reserved stand space.
  • As an exhibitor you agree that images that are made during the MIE (photos, videos) can be used in our communications.

 

  1. The construction of stands
  • Construction will take place on 4 February 2020. The exact construction and dismantling times can be found in the manual for stand construction. Deviation from these times is only possible in case of written permission from the organization.
  • The organization is entitled to stop and/or interrupt the construction of stands, if there is reason to do so.
  • The exhibitor must have completed the construction and layout of the stand at least 30 minutes before the opening of the event.
  • At the end of the event the exhibitor is obliged to return the stand space to the same condition as found before the event.
  • The exhibitor is obliged to register and deregister with the organization.

 

  1. General provisions for stands

3.1 Stand crew

  • Conditions set by the organization with regard to the construction and design of the stand must be followed, as well as the general terms and conditions set by the management of the event building, the stand builder and/or the AV supplier. During the opening hours of the event, the stand may not be closed, or left unattended, without the prior permission of the organization.
  • Two free day-tickets per day for stand crew are included per 'standard' stand. In total you are therefore entitled to 4 day-tickets. PLEASE NOTE: The four free cards for the stand crew will be deducted from the invoice sent to you after the MIE.
  • Hired actors (or other staff) may not bear any advertisements from the sponsor, or distribute flyers or other items, unless this has been agreed upon as a sponsorship option. Handouts may only be handed out in the conference rooms, unless otherwise agreed with the organization.

3.2 Other general provisions

  • The organization is authorized to change a stand space that has already been allocated, without the exhibitor being able to claim compensation for damage.
  • The aisles, emergency exits and fire-hose reels must be completely free of obstacles at all times.
  • The costs for the transport of goods and/or stand materials are for the account of the exhibitor, unless otherwise specified in the participation form.
  • The exhibitor is not allowed to:
  • rent the stand space occupied by him/her in whole or in part to third parties, or make it available to third parties in another way.
  • exchange stand space.
  • advertise and/or make announcements outside the rented stand/space. The same goes for the distribution of flyers, giveaways and other items outside the rented stand/space, unless this has been agreed with the organization and recorded in writing in a sponsorship agreement.
  • remove decoration of the stand, or clear out the stand before the official closing of the congress (i.e. the official closing of the drinks at 7 p.m.). After the official closure, the stand builder will start dismantling the stand within 45 minutes. Any decorative material present must therefore be removed immediately after the official closure. Liability for damage, or loss of present decorative material after that time is excluded by the organizer and the stand builder.
  • keep highly flammable, explosive, odor-spreading substances/gases and/or dangerous goods within the building where the trade fair takes place, nor on the surrounding grounds.
  • hinder other exhibitors from using their stand and/or cause inconvenience. If an exhibitor is causing nuisance, the organization has the right to remove the exhibitor from the stand, without notice and without judicial intervention, and to send an invoice for the costs incurred. In such event, the exhibitor is not entitled to a refund, nor to compensation for damage.
  • exhibit products and/or services that, in the opinion of the organization, are not in accordance with the purpose and/or concept of the event.
  • attach objects/materials/texts to the exhibition building.
  • bring his/her own drinks and food, or distribute them to visitors. The organization provides the necessary catering (coffee/tea/water, lunch and drinks). All additional catering services must be purchased at the Jaarbeurs at the "catering rates" applicable at the Jaarbeurs.

3.3 Power and AV resources

  • There is a power point in the stand for computer equipment (such as: laptop, monitor, beamer). It is not allowed to connect household appliances (coffee maker, kettle etc.) to this power point. It is also not permitted to extend the number of power points with sockets or extension cords. If more power points are required, this must be communicated to the organization as soon as possible.
  • AV equipment, such as extra beamers, screens and the like, can be ordered from the designated AV supplier. The organization is not responsible for non-compliance with agreements made between the AV supplier and your company.
  • The organization does not assume any liability for the functioning or non-functioning of the telecommunications, or the internet.
  • Technical provisions before and during the event are provided by the facilities department of the organization, or by a third party designated by the organization.

3.4 Plants and green decoration

  • The placement of plastic green decorations (plants, flowers, etc.) is permitted if it can be classified in fire propagation class 2, in accordance with NEN 6065.
  • If the plastic green decoration does not meet the set standards, such decoration is only permitted to a very limited extent. The local fire department and/or the organization will decide whether such decoration is allowed.
  • So-called "living greenery" is permitted. During the exhibition the fire safety standards will be tightened with regard to felled material (dehydration), so requirements can still be set with regard to rendering the decorative material non-flammable.
  • If plants are placed in a peat bed, the peat bed must be moistened regularly. The size, as well as the layer thickness of the peat bed, should be limited. Any spots present in the peat bed must be placed firmly and stably.

3.5 Cleaning

Floors are cleaned in the evening. You are responsible for keeping your own stand clean. If, in the opinion of the organization, the amount, or the nature of the waste, exceeds 'the reasonable and/or usual', the organization can recover the costs incurred for the removal of such waste, from the exhibitor.

3.6 Damage and theft

  • To prevent damage to the standard materials of the stand, the following rules must be observed. It is not allowed to:
  • drill, screw, staple and/or nail into the walls;
  • to write on the walls with ballpoint pen, markers, pencils or other writing materials.
  • cover the walls and the aluminum frames with double-sided tape, or other fixing materials, which leave glue residue on removal, or cause other damage.
  • Damage caused by non-compliance with the above instructions will be charged by the stand builder. Damage resulting from improper use on the trading floor will be charged by the MOA on the basis of the calculated damage. The starting rate for this is € 50 (excl. VAT).
  • The organization is in no way liable for damage, loss and/or theft of goods, nor for any injury caused to the visitors in the stand, before, during and/or after the event. During the event, the exhibitor is liable for all damage caused in or by their stand. It is up to the exhibitor to get an insurance for such risks. 

3.7 Delivery and removal of goods during the event days

The delivery of goods, stand material excluded, must take place on 4 or 5 February (before 8:30 am at the latest). The removal of goods must take place on 6 February. The exhibitor is not permitted to remove the goods at another time. If the exhibitor does not respect the rules with regard to the supply and removal of goods, the organization is not responsible for damage.

 

  1. Payment terms

Payment takes place on the basis of a 100% invoice. Payment is due 30 days after the invoice date. In the event of no or late payment, the organization is entitled to refuse access to the exhibition floor and/or other sponsoring activities.

 

  1. Cancellation and reimbursement

In the event of force majeure, the organization is entitled to cancel the event. In such event the exhibitor cannot claim compensation for damage. Force majeure exempts the organization from fulfilling its contractual obligations for causes that could not be anticipated and/or are beyond the control of the organization. In such a case, the organization will dissolve the agreement by writing. If the event is canceled, due to the aforementioned unforeseen reason, registrations and any agreements already made will be cancelled. Payments already made in respect of sponsoring activities will be refunded, after deduction of costs already incurred for the organization. Such costs will be apportioned proportionally over the exhibitors. If it is decided to cancel the event, this refund will take place within 60 days.

If the organization, other than in the event of force majeure, decides to cancel the event, which is at the discretion of the organization, the organization will inform the exhibitors in writing at least four weeks before the start of the event. The agreement will be dissolved after this written statement. The exhibitor is then entitled to a full refund of the amount paid, without any further liability for damages for the organization.

 

  1. Other provisions

The contractual and legal liability of the organization towards the exhibitor is limited to the amount of the participation costs. In case of non-fulfillment of an obligation by the exhibitor, the organization is entitled to dissolve the agreement (in writing) in whole or in part, without prior notice of default and without this resulting in a liability for damages for the organization. In the event that the organization claims the exhibitor is in default, or in the event of legal proceedings against the exhibitor regarding the agreement, the exhibitor is obliged to reimburse all costs incurred (including any costs for legal assistance) to the organization.

At all times the organization reserves the right not to process a registration. No further rights can be derived from participation with regard to subsequent events. For the other conditions and detailed guidelines, we refer to the manual for Stand Construction MIE 2020 and the General Terms & Conditions of the Jaarbeurs.

 

MOA, Expert Center for Marketing Insights, Research & Analytics, Kingsfordweg 151, 1043 GR Amsterdam Tel .: 020 581 07 10 Chamber of Commerce number: 341 355 87